Uzņēmuma veiksmīga darbība lielā mērā ir atkarīga no vadības vīzijas un rīcības pamadarbības jomā, tomēr, lai uzņēmuma galvenie procesi norisinātos bez liekiem sarežģījumiem, ir būtiski pievērst uzmanību arī atbalsta procesiem, tai skaitā – investējot to automatizēšanā un digitalizācijā. Ikviena uzņēmuma atbalsta procesus nodrošina vismaz grāmatvedības uzskaites sistēma. Uzņēmumā var darboties arī klientu attiecību vadības sistēma, noliktavas sistēmas u. c. – atkarībā no uzņēmuma darbības specifikas.
Aplūkosim specifiskus atbalsta procesus – personāla administrēšanu un algu aprēķinu. Atkarībā no uzņēmuma izmantotās pieejas, šie procesi var pastāvēt ārpus uzskaites sistēmas, pašā sistēmā reģistrējot tikai noteiktu procesu gala rezultātu, lai būtu iespējams atskaitīties vadībai un valsts institūcijām, vai arī procesi ir integrēti uzskaites sistēmā, tādējādi automatizējot un digitalizējot standarta operācijas, kas ļauj samazināt darbietilpību, ietaupīt laiku un labāk nodrošināties pret cilvēciskajām kļūdām.
Reti ir sastopami tādi gadījumi, kur algu aprēķins pastāv bez uzskaites sistēmā definētiem pamatdatiem, piemēram, ieraksta ar darbinieka algas likmi, nodokļu grāmatiņas ieraksta, prombūtņu ierakstiem. Nelielā uzņēmumā, iespējams, ar to arī pilnībā pietiek, tomēr tiklīdz parādās summētā darba laika uzskaite, atalgojuma mainīgā daļa, tas automātiski nozīmē arī nepieciešamību pēc informācijas ievadīšanas katram no šiem elementiem. Lai arī no informācijas ievadīšanas pilnībā izvairīties nav iespējams, jautājums ir tikai par to, – cik reizes viena un tā pati informācija tiek ievadīta? Piemēram, algu grāmatvedis saņem no vadītāja darba laika uzskaites tabeli papīra formātā un darba stundas reģistrē uzskaites sistēmā... vai arī vadītājs pats reģistrē šīs stundas uzskaites sistēmā; rezultāts, iespējams, neatšķiras, tomēr algu grāmatvedis, pirmkārt, tērē laiku, lai ievadītu nostrādātās stundas, atkārtojot to, ko vienreiz jau ir izdarījis vadītājs, otrkārt – pastāv risks ievades laikā kļūdīties. Ņemot vērā to, ka līdzīgi procesi viena uzņēmuma ietvaros var būt daudzi, “cilvēciskais faktors” var ietekmēt procesa gala rezultātu, kam var būt negatīvas sekas – kļūdaini pārskati, kļūdainas prognozes, papildu laiks, ko vadītājs un darbinieki patērēs kļūdu labošanai, atsevišķos gadījumos tas var nozīmēt arī tiesvedību risku.
Tālāk aplūkosim, kā automatizācija un digitalizācija personāla administrēšanas un algu aprēķina procesos sniedz iespējas ne tikai izvairīties no augstāk minētajiem sarežģījumiem, bet arī būtiski celt darba efektivitāti un kvalitāti.
Ar digitalizāciju saprotam procesu, kurā sistēma aizstāj cilvēku informācijas ievadīšanas darbu izpildē.
Kam nepieciešama personāla administrēšanas un algu aprēķina procesu automatizācija un digitalizācija?
Nepieciešamība automatizēt vai digitalizēt personāla administrēšanas un algas aprēķina procesus galvenokārt ir atkarīga no uzņēmuma lieluma, darba laika organizācijas sarežģītības (summētais darba laiks, par vienu mēnesi garāki uzskaites periodi), kā arī no ģeogrāfiskā faktora (uzņēmums fiziski atrodas vairākās ģeogrāfiski nesaistītās vietās) un nozares. Ja nelielam uzņēmumam ar standarta astoņu stundu darba laiku, nepieciešamība pēc procesu automatizācijas un digitalizācijas nav kritiska, tad lielākā uzņēmumā, kas darbojas ražošanas vai mazumtirdzniecības nozarē (šīm nozarēm raksturīgs summētais darba laiks, maiņu grafiki), un darbība notiek vairākās ģeogrāfiskās vietās vienas pilsētas vai valsts mērogā, informācijas apmaiņas mērogs ir būtiski lielāks, tādēļ automatizācijas un digitalizācijas risinājumi var būt nozīmīgs palīgs darba precizitātes un efektivitātes nodrošināšanā.
Automatizācijas/digitalizācijas nozīme
Personāla administrēšanas digitalizācija
Šajā sfērā pamatā varam runāt par digitalizāciju un tā var būt nozīmīga kā mazos, tā lielos uzņēmumos.
Mazos uzņēmumos visus atbalsta darbus, kas saistīti ar dažāda veida lietvedību un uzskaiti, visbiežāk veic viens darbinieks, piemēram, biroja administrators, kuram var nebūt padziļinātu zināšanu darba tiesībās. Neskatoties uz to, ka ar darba attiecībām saistītie dokumenti ir šķietami vienkārši izveidojami, prakse rāda, ka strīda gadījumā par pamatu tiesvedībai var kalpot, piemēram, dokumentā kļūdaini ierakstīts datums vai algas apmērs, vai arī nejauši izdzēsts teikums.
Ko šeit iespējams digitalizēt? Informācijas sistēmā var integrēt jurista izstrādātu korektu darba līguma formātu. Turpmāk pietiks sistēmā vien ievadīt jaunā darbinieka pamatdatus un sistēma ģenerēs juridiski korektu darba līgumu. Arī es ar šādu funkcionalitāti strādāju ikdienā.
Lielos uzņēmumos, kas nodarbina personāla administrēšanas speciālistus, uzņēmuma izmēru dēļ ir cita rakstura izaicinājumi, piemēram, aktīva dokumentu plūsma starp nodaļām, filiālēm un ražotnēm, kā rezultātā paliek sarežģītāk izsekot katra atsevišķā dokumenta statusam un atrašanās vietai. Rodas tādi jautājumi kā “Kurš ir parakstījis konkrēto dokumentu? Kur šis dokuments šobrīd atrodas? Vai darbinieks ir parakstījis aktuālo dokumenta versiju?”.
Ko šeit iespējams digitalizēt? Sistēmā var integrēt paraugdokumentus, to versiju kontroli, dokumentu plūsmas atsekošanas funkciju. Tā rezultātā var gūt pārliecību, ka ir sagatavots pareizā formāta dokuments, tas ir no visām pusēm parakstīts un nonācis atpakaļ personāla administrēšanas speciālistiem.
Daudzos uzņēmumos darbinieki raksta iesniegumus par atvaļinājuma piešķiršanu. Iesniegums tiek nodots/nosūtīts vadītājam apstiprināšanai, tālāk vadītājs iesniegumu apstiprina un nodod/nosūta personāla administrēšanas speciālistiem, kuri to ievada uzskaites sistēmā – tas var būt laikietilpīgi, īpaši, ja uzņēmums atrodas vairākās nesaistītās ģeogrāfiskās vietās. Viens no populārākajiem digitalizācijas risinājumiem ir darbinieku pašapkalpošanās portāli: darbinieks aizpilda elektronisku pieteikumu, tas elektroniskā formātā nonāk pie vadītāja apstiprināšanai, pēc apstiprināšanas šī informācija nonāk tieši uzskaites sistēmā. Tādējādi būtiski samazinās informācijas aprites laiks, kā arī zūd nepieciešamība pēc atkārtotas informācijas ievades.
Algas aprēķina automatizācija un digitalizācija
Algas aprēķins sastāv no vairākiem savstarpēji saistītiem procesiem – darba laika uzskaites, prombūtņu uzskaites, piemaksu, ieturējumu, vidējās izpeļņas aprēķina, nodokļu aprēķina. Lielākos uzņēmumos šos procesus papildina arī algas izmaksu analītiskā dalīšana pa nodaļām, ražotnēm, ražošanas operācijām; papildus tam uzņēmumā var regulāri notikt darbinieku periodiskā novērtēšana, kas var būt tieši saistīta ar atalgojuma mainīgo daļu, u. tml.
Ko šeit iespējams automatizēt? Katra algas aprēķina sistēma pati par sevi jau ir automatizēts process, kas, izmantojot lietotāja izveidotus pamatdatus, tos automātiski apstrādā un aprēķina darba samaksu un nodokļus. Tomēr arī šajā jomā ir procesi, kuri tiek automatizēti retāk, piemēram, ZTI izpildrakstu administrēšana. Ja aprēķina sistēmā ir integrēta šāda funkcija, tad, ievadot pamata informāciju par izpildrakstu, aprēķina sistēma ik mēnesi veic, piemēram, 30% ieturējumu no darbinieka algas, līdz parāds tiek dzēsts pilnībā. Ir uzņēmumi, kas saviem darbiniekiem piešķir aizdevumus – arī šo procesu ir iespējams automatizēt tā, ka sistēma pati veic ieturējumus no darbinieka algas un pati aprēķina procentu maksājumus.
Mans iecienītākais ikdienā izmantojamais automatizācijas risinājums ģenerē ražošanas uzņēmuma maiņu grafiku darba laika uzskaites tabelē, automātiski izdalot dienas un nakts stundas, tā rezultātā būtiski ietaupot vadītāju laiku, kuriem vairs nav jāievada darba laiks katram darbiniekam atsevišķi, tā vietā veicot nelielas korekcijas faktiski nostrādātajās stundās, ja šāda atkāpe no standarta grafika ir bijusi.
Ko šeit iespējams digitalizēt? Teju visu informācijas ievadi! Jebkurš aprēķins ir atkarīgs no ievadītās informācijas, un algas aprēķinā šādas informācijas var būt ļoti daudz. Darbinieka nodokļu grāmatiņas informācija, informācija par darbinieka slimības lapām. Iepriekš minēto informāciju algu grāmatvedis iegūst no VID EDS sistēmas, taču šo pašu informāciju ir iespējams no VID EDS eksportēt mašīnlasāma faila formātā (xml), ko pēc tam var importēt algas apēķina sistēmā, ja tajā šāda funkcija ir paredzēta, tādējādi ik mēnesi ietaupot daudz laika, pie tam uzlabojot ievades precizitāti. Digitalizēt var ne tikai informācijas ievadi, bet arī panākt to, ka sistēma pati izveido ievadāmo informāciju, piemēram, ģenerējot ikmēneša prēmiju sarakstu darbiniekiem pēc noteiktiem uzstādījumiem.
Digitalizēt var arī informācijas izvadi – sistēma var sūtīt dažāda veida paziņojumus un atgādinājumus, ģenerēt biežāk izmantojamās atskaites u. c.
Digitalizācija ir viens no galvenajiem aspektiem, kas uzņēmumam dod iespēju palielināt darba efektivitāti, būtiski samazinot darba veikšanai nepieciešamo laiku, kā arī novērš lielāko daļu cilvēcisko kļūdu, kuru novēršana arī aizņem laiku.
Galvenie riski, neieviešot digitalizācijas un automatizācijas risinājumus
Cilvēciskās kļūdas ir būtiskākais risks. Risks ir arī noteiktu darbu veikšanai patērēt neracionāli daudz laika. Kļūda juridiskā dokumentā (darba līgumā) var būt pamats tiesvedībai. Kļūda algas un nodokļu aprēķinā var būt pamats darbinieka neapmierinātībai, dažos gadījumos arī pamats padziļinātai interesei no Valsts ieņēmumu dienesta puses. Jebkurā gadījumā kļūda nozīmē tās labošanai patērētu laiku, un pieredze rāda, ka šādi patērētais laiks parasti ir ilgāks nekā laiks, kas nepieciešams, lai darbu izdarītu pareizi ar pirmo reizi.
Automatizācijas/digitalizācijas iespējas – kādas tās ir?
Latvijas tirgū ir pietiekami daudz izstrādātāju, kas piedāvā gan pavisam vienkāršus automatizācijas un digitalizācijas risinājumus, gan krietni sarežģītākus. Pareizā risinājuma izvēle atkarīga no tā, ko uzņēmums pats vēlas panākt ar jauna risinājuma ieviešanu. Kādam var būt mērķis izbeigt papīra izmantošanu darba procesā un pārcelt visu dokumentu plūsmu digitālā vidē. Citam uzņēmumam būs nepieciešams uzturēt kandidātu datu bāzi, veikt esošo darbinieku darba izpildes novērtēšanu vai laikus prognozēt darbinieku kustību; kāds cits vēlēsies automatizēt virsstundu uzskaiti, ja noteikts par vienu mēnesi garāks uzskaites periods.
Pamatā ir ieteicams digitalizēt/automatizēt procesus, kuri konkrētajā uzņēmumā atkārtojas regulāri un kurus ir iespējams sistematizēt; iespējas ierobežo paša uzņēmumu speciālistu spēja aprakstīt izstrādātājiem uzņēmuma procesus, kā arī sistēmu izstrādātāju tehniskās iespējas un ierobežojumi iekļaut attiecīgo funkcionalitāti savā produktā. Nereti labāk un lētāk ir integrēt vairākas specializētas sistēmas, nevis izstrādāt funkcionalitāti no nulles uzņēmuma esošajā sistēmā.
Personas datu aizsardzība, izmantojot trešo pušu risinājumus
Lielajos uzņēmumos ar personas datu aizsardzību nodarbojas speciāli apmācīti darbinieki un parasti ir izstrādāta arī strikta datu aizsardzības politika. Mazākiem uzņēmumiem šim jautājumam vajadzētu pievērst lielāku uzmanību, neatkarīgi no tā, vai uzskaites sistēmu apkalpo paši, vai arī tā glabājas “mākonī”. Jāpievērš uzmanība pašai IT infrastruktūrai – kur atrodas serveris, kā ir konfigurēta piekļuve, vai savienojums ir šifrēts, kādi ir drošības pasākumi, lai nepiedzīvotu situāciju, ka datu bāze tiek „nopludināta” un izmantota kāda cita labā. Ārpakalpojumu grāmatvedim it īpaši ir jāsadarbojas ar IT profesionāļiem drošas infrastruktūras izveidē, ņemot vērā, ka tā rīcībā ir vienlaikus daudzu uzņēmumu darbinieku vai klientu personas dati.
Automatizācijas/digitalizācijas risinājuma ieviešana
Risinājuma ieviešana sākas ar vadības lēmumu – vai uzņēmumam nepieciešama jauna uzskaites sistēma vai arī jau gatavs risinājums, ko integrēs jau esošā sistēmā, tādējādi papildinot tās funkcionalitāti.
Tālākais posms ir atslēgas jeb galveno lietotāju noteikšana un viņu viedokļa noskaidrošana. Tā kā uzskaite sastāv no vairākām daļām (piemēram, darba laika plānošana, algu aprēķins) risinājuma izstrādātājam ir nepieciešama dziļāka saruna ar katras jomas galvenajiem lietotājiem, lai izprastu uzņēmumā pastāvošo praksi, procesus un to norisi; diezgan droši, ka šiem darbiniekiem ir izveidojies viedoklis par to, kas ir jau ērti un kas esošajā risinājumā pietrūkst. Jāņem vērā, ka pastāv risks, ka lietotāji var nebūt ieinteresēti sadarboties, baidoties, ka jaunā risinājuma ieviešanas rezultātā viņu darba apjoms būtiski samazināsies.
Beidzamais posms ir risinājumu ieviešana. Jārēķinās, ka tas prasa lielas investīcijas ne tikai finansiālā, bet arī laika ziņā. Nereti ir jāpārliecina potenciālie lietotāji, ka konkrētais risinājums ir nepieciešams, jāorganizē apmācības, lai darbiniekiem izstāstītu, ko šī sistēma var un kā ar to strādāt. Jaunas sistēmas ieviešana ir papildu slodze galvenajiem lietotājiem, jo tiem, paralēli saviem ikdienas darbiem, būs jātestē, vai ieviestais risinājums strādā korekti un pilnvērtīgi, vai sistēma ir ērta un atvieglo darbu, vai arī ir nepieciešami vēl papildu uzlabojumi. Ieviešanas process nozīmē arī to, ka kādu laiku lietotājiem būs jāstrādā paralēli gan ar veco, gan jauno sistēmu.
Jāņem vērā, ka uzskaites sistēmas ieviešana ir projekts ar ilgu dzīvotspēju. Sistēma kalpo vismaz piecus līdz 10 gadus, līdz tā morāli noveco, un tad to iespējams pielāgot mūsdienu prasībām vai nomainīt.
Kā izvēlēties uzņēmumu, kas nodrošinās automatizācijas/digitalizācijas risinājumu?
Latvijas tirgū ir virkne IT uzņēmumu, kas piedāvā risinājumus personāla administrēšanas un algu aprēķina procesu automatizācijai/digitalizācijai, tāpēc piedāvāju trīs galvenos kritērijus, pēc kuriem vadīties, meklējot sadarbības partneri šajā jautājumā.
- Risinājuma tehniskā drošība (datu aizsardzība). Jāpievērš pastiprināta uzmanība gadījumos, ja sistēmai ir paredzēts piekļūt attālināti, šajā gadījumā vēlams piesaistīt IT profesionāli, kas spēs objektīvi izvērtēt, vai piedāvātais risinājums ir drošs.
- Funkcionalitāte un piemērotība. Ir vērts noskatīties vismaz trīs līdz piecu dažādu sistēmu demonstrācijas, lai labāk saprastu tirgus piedāvājumu un kas no tā vislabāk atbilst konkrētā uzņēmuma vajadzībām, jo – cik uzņēmumu, tik risinājumu. Ir jāsaprot, ka izvēlētais sistēmas piegādātājs var atteikties ieviest daļu no uzņēmuma pieprasītās funkcionalitātes tādēļ, ka konkrētā pieprasījuma īstenošana prasītu pārāk radikālas izmaiņas sistēmā, kuru veiksmīgi izmanto desmitiem vai simtiem citu klientu. Nereti nepieciešamā funkcionalitāte ir iegūstama, ieviešot vairākas atsevišķas specializētas sistēmas, kuras savstarpēji automātiski apmainās ar datiem, lai nodrošinātu visu uzņēmumam nepieciešamo funkcionalitāti.
- Serviss. Jāizvērtē, vai potenciālajam risinājuma nodrošinātājam ir pietiekami daudz resursu, lai tas nepieciešamības gadījumā spētu noteiktā laikā nodrošināt tehnisko atbalstu un kļūmes gadījumā operatīvi atjaunot sistēmas darbu, ļaujot uzņēmumam turpināt darbu.
Kāpēc uzticēt personāla administrēšanas, algu aprēķina automatizēšanu/digitalizēšanu grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējam?
Lai arī uzņēmuma speciālisti neapšaubāmi daudz dziļāk izprot uzņēmuma procesus un specifiku, grāmatvedības ārpakalpojuma sniedzējs parasti ir saskāries ar vismaz 10, 20 dažādu uzņēmumu pieredzi, līdz ar to nereti var ieteikt jau konkrētus risinājumus, par kuriem, iespējams, uzņēmums pats nav aizdomājies, tādējādi pārnesot savu plašāko pieredzi uz konkrēto uzņēmumu.
Vēlētos uzsvērt, ka Latvijas tirgus dažādu informācijas sistēmu jomā ir pietiekami plašs, tāpēc uzņēmumiem noteikti nevajadzētu kautrēties lūgt izstrādātājiem savu risinājumu demonstrāciju, kā arī lūgt citus uzņēmumus dalīties savā pieredzē, prasīt atsauksmes. Katra šāda demonstrācija vai pieredzes apmaiņa ļauj paskatīties uz uzņēmuma procesiem vēl no cita aspekta un apdomāt iespēju paredzēt savā sistēmā noderīgas papildu funkcijas vai pieejas, par kurām iepriekš uzņēmums nav zinājis.